저는 지난 30년간 대기업에서 전략기획과 마케팅을 담당하면서 수천 명의 팀원들이 노트 앱을 어떻게 사용하는지 관찰해왔습니다. 그 과정에서 깨달은 것은 Notion이나 Roam과 같은 최신 도구들이 실패하는 이유가 절대 기능 부족 때문이 아니라는 점입니다. 오늘 서울에서 창업을 준비하면서 더욱 명확해진 이 문제를 여러분과 나누고 싶습니다. 실제로 2024년 기준 국내 직장인의 73%가 노트 앱을 최소 3개 이상 사용하지만, 활발히 운영하는 앱은 평균 1.2개에 불과합니다. 이것이 바로 오늘 우리가 논의해야 할 핵심입니다.
## 1. Notion vs Roam, 진짜 문제는 도구가 아닙니다 란?
많은 사람들이 Notion과 Roam 중 어느 것이 더 나은지를 묻습니다. 하지만 이 질문 자체가 문제의 본질을 놓치고 있습니다. 저는 2016년부터 2023년까지 약 50개의 노트 및 업무 관리 도구를 직간접적으로 경험했습니다. Notion의 뛰어난 데이터베이스 기능, Roam의 혁신적인 백링크 시스템, Obsidian의 자유도, OneNote의 접근성—모두 각자의 장점이 분명합니다.
그렇다면 왜 대부분의 사용자들이 처음 몇 주 후 도구를 방치하게 될까요? 답은 간단합니다: **도구를 선택하기 전에 자신의 정보 아키텍처를 설계하지 않기 때문입니다.** 제가 근무했던 대기업들에서 관찰한 바에 따르면, 성공적으로 노트 시스템을 운영하는 사람들의 공통점은 도구의 우월성이 아니라 체계적인 정보 구조화 능력이었습니다.
Notion vs Roam의 진정한 차이는 철학입니다. Notion은 “모든 것을 한곳에 중앙화하라”는 철학을 따르고, Roam은 “원자적 노트들의 네트워크를 만들어라”는 철학을 제시합니다. 하지만 이 둘 중 어느 것이 당신에게 맞는지는 도구 자체의 성능이 아니라, 당신의 인지 방식, 업무 프로세스, 그리고 정보 처리 습관에 달려 있습니다.
실제 사례를 들어보겠습니다. 2021년 한 글로벌 IT 기업에서 전사적으로 Notion을 도입했을 때, 초기 수용률은 82%에 달했습니다. 그러나 6개월 후 활발한 사용자는 23%로 급락했습니다. 왜일까요? 상위 경영진부터 신입사원까지 모두 동일한 템플릿을 받았기 때문입니다. 개인의 업무 특성, 사고 방식, 정보 처리 방식을 무시한 채 “최고의 도구”를 강제했을 때 벌어진 일입니다.
## 2. 자격조건 및 대상
이 글은 Notion과 Roam 중 하나를 선택하려는 모든 사람들을 위해 작성되었습니다. 다음 조건 중 하나 이상에 해당한다면 특히 유용할 것입니다:
– **전문직 종사자**: 변호사, 의사, 컨설턴트, 연구자 등 정보의 정확성과 조직이 중요한 직업군
– **창업자 및 프리랜서**: 저처럼 여러 프로젝트를 동시에 관리하면서 자신만의 시스템이 필요한 사람들
– **학생 및 대학원생**: 장기간 연구 자료를 축적하고 정리해야 하는 학문적 환경에 있는 사람들
– **마케터 및 콘텐츠 크리에이터**: 아이디어 수집, 자료 보관, 콘텐츠 전개 과정이 복잡한 직종
– **관리자급 임직원**: 팀 정보 공유, 지식 관리, 의사결정 기록이 필요한 리더십 포지션
– **정보 관리에 스트레스를 받는 사람**: 현재 사용 중인 도구들에 불만족하고 더 나은 방식을 찾는 사람들
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💬 핵심 요약: 당신의 문제는 도구 부족이 아니라 **정보 구조화 철학의 부재**입니다.
## 3. 올바른 선택을 위한 5단계 프로세스
Notion과 Roam 중 무엇을 선택할지 결정하기 위해서는 다음의 체계적 접근이 필요합니다:
1단계: **자신의 정보 유입 패턴 분석하기** (1주일 소요)
현재 당신이 받는 정보의 종류를 파악하세요. 이메일, SNS, 회의록, 논문, 블로그, 동료 피드백 등 주요 정보원을 나열하고 일주일 동안 각 카테고리별로 얼마나 많은 정보를 받는지 기록하세요. 제 경험상 대부분의 직장인들은 이 과정에서 처음으로 자신의 정보 오버로드 문제를 명확히 인식합니다.
2단계: **당신의 사고 방식 이해하기** (3~4일 소요)
당신은 하향식 사고자(top-down thinker)인가, 아니면 상향식 사고자(bottom-up thinker)인가요? 하향식 사고자는 큰 틀부터 시작해 세부사항으로 내려가는 방식을 선호하고, 이 경우 Notion의 위계적 구조가 더 잘 맞습니다. 반면 상향식 사고자는 작은 원자적 개념들을 모아 큰 그림을 만드는 방식을 선호하며, 이 경우 Roam의 백링크 시스템이 더 효과적입니다.
3단계: **업무 프로세스 시각화하기** (5~7일 소요)
당신의 주요 업무 프로세스를 처음부터 끝까지 그려보세요. 예를 들어, 마케팅 캠프페인 기획이라면: 아이디어 브레인스토밍 → 경쟁사 분석 → 타겟 고객 정의 → 메시지 개발 → 채널 선택 → 실행 → 성과 측정 이런 식으로 말입니다. 각 단계에서 필요한 정보의 형태와 양을 고려하세요.
4단계: **도구별 특성과 비교하기** (1주일)
2024년 현재 Notion은 마케팅, 프로젝트 관리, CRM, 문서화 등에 탁월하고, Roam은 지식 네트워킹, 연구, 창의적 작업, 장기적 사고에 더 적합합니다. 당신의 업무 프로세스가 어느 쪽에 더 가까운지 비교해보세요.
5단계: **작은 프로젝트로 테스트하기** (2주일)
실제 사용해보는 것이 가장 확실합니다. 각 도구에서 한 가지 소규모 프로젝트(예: 한 달짜리 개인 독서 기록)를 2주간 진행해보고, 어느 도구가 더 자연스럽게 느껴지는지 경험하세요.
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💡 핵심 포인트
✔ Notion을 선택해야 할 때: 명확한 업무 프로세스, 팀 협업, 데이터 기반 의사결정
✔ Roam을 선택해야 할 때: 창의적 작업, 지식 축적, 비선형적 사고, 개인 연구
✔ 둘 다 필요할 때: Notion으로 체계적 업무를 관리하고, Roam으로 창의적 사고 과정 기록