지난 2022년 3월, 저는 창업 초기 팀원 5명과 함께 업무 효율화를 위해 약 3주일 동안 Notion과 Roam Research를 동시에 도입했습니다. 당시 저는 “아, 이거야말로 우리 회사의 게임체인저가 될 거야”라고 생각했죠. 그런데 말이에요, 3개월 뒤 저는 두 플랫폼 모두에서 손을 떼고 있었습니다. 왜 그럴까요? 오늘은 제가 직접 경험한 실패 사례를 통해, 노션과 롬 도입에서 꼭 피해야 할 함정들을 구체적으로 알려드리겠습니다.

1. Notion과 Roam Research 동시 도입, 왜 실패했을까요?

먼저 제 상황을 말씀드릴게요. 저는 대기업 마케팅팀에서 30년간 일하면서 업무 관리 도구의 중요성을 누구보다 잘 알고 있었습니다. 그래서 창업할 때부터 “제대로 된 디지털 워크플로우를 구축해야겠다”는 생각이 강했거든요.

2022년 초, 당시 가장 핫했던 두 가지 도구가 Notion(노션)과 Roam Research(롬 리서치)였습니다. 노션은 올인원 워크스페이스로 유명했고, 롬은 백링크 기반의 혁신적인 지식관리 시스템으로 소문났죠. 저는 생각했어요. “아, 노션으로 프로젝트 관리하고 롬으로 지식을 연결하면 완벽하지 않을까?”

근데 이게 아니더라구요.

처음 2주일은 정말 좋았습니다. 팀원들이 노션에 프로젝트를 만들고, 롬에 회의록을 기록하고… 그런데 한 달쯤 지나니까 문제가 터져 나왔어요. 직원 A는 정보를 노션에 입력하고, 직원 B는 롬에만 기록했습니다. 결국 누가 어디에 뭘 저장했는지 아무도 몰랐어요. 데이터가 분산되니까 일의 효율은 오히려 떨어졌습니다.

쉽게 말하면, 제가 한 실수는 “도구의 기능이 좋다”와 “우리 조직에 맞다”는 것을 구분하지 못했다는 거였습니다.

현재 제가 마케팅 블로거로 활동하면서 본 건데, 많은 창업가들과 직장인들이 저와 같은 실수를 반복하고 있더라구요. 그래서 오늘은 제 피 값을 아는 경험을 토대로 “노션과 롬 도입에서 반드시 알아야 할 체크리스트”를 정리해봤습니다.

2. 실제로 우리 회사에서 일어난 구체적인 실패 상황

제 경험을 더 구체적으로 풀어볼게요. 2022년 3월 15일, 저는 팀 전체 회의에서 노션과 롬 도입을 공식 발표했습니다. 당시 우리 팀원은 마케팅 담당 2명, 영업 담당 2명, 개발자 1명이었어요. 총 5명의 작은 팀이었습니다.

첫 주 계획은 이랬어요:

• 월요일~수요일: 노션 온보딩 및 데이터베이스 구축 (예상시간: 8시간)
• 목요일~금요일: 롬 리서치 기본 사용법 교육 (예상시간: 4시간)
• 다음주: 전체 통합 및 워크플로우 최적화

현실은 완전히 달랐습니다. 실제로 걸린 시간은:

• 노션 교육: 20시간 (각 팀원마다 개별 질문이 계속됨)
• 롬 교육: 12시간 (UI가 직관적이지 않아서 추가 설명 필요)
• 통합 및 최적화: 진행 중단 (데이터 마이그레이션 과정에서 오류 발생)

결국 제가 예상한 시간은 12시간이었는데, 실제로는 32시간을 투자했어요. 작은 팀에서는 이게 정말 큰 손실입니다. 더 심각한 건, 팀원들이 다른 도구를 강요받는다고 느껴서 업무 효율이 오히려 20~30% 떨어졌다는 거였습니다.

그리고 여기가 가장 문제였던 부분인데요:

정보가 두 곳에 분산됐습니다.

영업 팀은 노션에 고객 정보를 기록하는 게 편했어요. 왜냐하면 노션의 데이터베이스 기능이 구조화된 정보 관리에 최적화되어 있거든요. 근데 마케팅 팀은 캠페인 아이디어를 롬에 계속 저장했습니다. 백링크로 개념들을 연결할 수 있어서요.

그 결과, 3개월 뒤 상황은 이랬어요:

“어, 고객 A의 구매 이력이 어디 저장돼 있지?” → 노션 확인 → “아, 여기 있네. 그런데 마케팅 캠프인과의 연결고리는?” → 롬 확인 → “어? 여기도 다른 버전으로 저장돼 있네?”

이렇게 되니까 데이터 싱크 에러가 자주 발생했고, 팀원들의 신뢰도 떨어졌습니다. “우리가 뭘 하는 건지 모르겠다”는 푸념이 자주 나왔거든요.

3. 노션 도입 실패의 핵심 원인 3가지

여기서 제가 배운 건데, 노션 도입이 실패하는 이유는 보통 다음 3가지예요.

첫 번째, 무리한 커스터마이징.

저는 처음에 노션을 너무 복잡하게 설계했어요. “아, 이것도 가능하고 저것도 가능하네?”라는 생각으로 스스로 엄청난 데이터베이스를 만들었거든요. 총 15개의 데이터베이스, 40개 이상의 프로퍼티를 설정했습니다. 나중에 생각해보니 팀원 5명이 실제로 써야 할 것은 5개 데이터베이스, 15개 프로퍼티 정도였어요.

결과? 팀원들은 “뭘 어디에 입력해야 하는지 모르겠다”는 반응을 보였습니다. 시스템이 너무 복잡했거든요. 제 욕심이 조직의 효율을 떨어뜨린 거죠.

두 번째, 팀원들의 의견을 안 들었다.

저는 일방적으로 노션 구조를 설계하고 “이렇게 쓰세요”라고 강요했어요. 근데 생각해보니 실제로 쓸 사람들의 생각은 들어본 적이 없었습니다. 영업팀은 “고객사별로 폴더를 나누는 게 낫겠다”고 했는데, 저는 “이건 데이터베이스 방식이 더 좋아”라고 밀어붙였거든요.

결과적으로 팀원들은 노션을 자신들의 워크플로우에 맞추지 않고, 노션에 자신들의 일을 맞추려고 했습니다. 이건 정말 비효율적인 접근이었어요.

세 번째, 지속적인 관리 시스템이 없었다.

노션을 도입한 후, 저는 “좋아, 이제 팀원들이 알아서 쓰겠지”라고 생각했어요. 근데 한 달이 지나니까 데이터가 엉망이 됐습니다. 같은 고객 정보가 3곳에 저장되어 있었고, 누군가는 프로퍼티를 무시하고 텍스트에 모든 정보를 때려 넣었어요.

일주일에 한 번 정도 데이터 정리 회의를 했어야 했는데, 그걸 안 했습니다. 결과? 3개월 뒤엔 노션이 쓸모 없는 데이터 무덤이 되어 있었어요.

💬 “좋은 도구도 관리 없이는 무덤이 된다”

4. Roam Research 도입이 현장에서 망한 이유

롬은 또 다른 차원의 문제였어요.

롬의 기본 개념부터 설명하자면, 쉽게 말해서 “생각을 연결하는 데이터베이스”입니다. 백링크라는 기능으로 서로 다른 노트들을 연결할 수 있거든요. 이건 지식 관리나 연구 작업에는 정말 혁신적인 시스템입니다.

제가 롬을 도입한 이유는 “마케팅 캠페인 아이디어들을 서로 연결하고 싶었기” 때문이었어요. 예를 들어 “고객 페르소나”라는 노트가 있고, “여름 캠페인”이라는 노트가 있으면, 이 둘을 자동으로 연결할 수 있거든요.

좋은 아이디어였습니다. 근데 현실은…

첫 문제: 사용자 인터페이스가 너무 복잡했어요.

노션은 비교적 직관적이에요. 버튼을 누르고, 텍스트를 입력하고, 저장하면 되니까요. 근데 롬은 달랐습니다. 같은 페이지 내에서 다양한 뷰(Graph View, Outline View, Thread View)를 사용해야 하는데, 이게 초보자한테는 정말 어려웠어요.

제 팀원 중 한 명은 “롬을 배우는 게 새로운 언어를 배우는 것 같다”고 말했습니다. 실제로 롬의 학습곡선(Learning Curve)은 노션보다 훨씬 가파릅니다.

두 번째 문제: 팀 협업에 맞지 않았어요.

롬은 본래 개인의 생각을 정리하는 도구로 설계됐습니다. 개인 지식관리 시스템이라고 봐도 되죠. 팀 협업 기능도 있지만, 이건 좀 어색합니다.

우리 팀이 경험한 건 이거였어요:

마케팅 팀장이 “Q2 캠페인 전략”을 롬에 올렸습니다. 그럼 영업팀이 이걸 보고 피드백을 줘야 하는데… 롬의 코멘트 기능은 노션만큼 직관적이지 않았어요. 결국 슬랙이나 이메일로 피드백을 주고받게 되었습니다. 그러면 롬을 쓰는 의미가 뭔가요?

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