어제 카페에서 후배 프리랜서 녀석과 커피를 마시다가 한소리 들었어요. “선배, 저 어떤 툴 써야 하나요?”라면서요. 요즘 프리랜서들이 가장 많이 고르는 두 가지 툴 때문에 고민이라더군요. 저도 처음엔 남 이야기인 줄 알았는데, 생각해보니 제 창업 초기에도 정확히 같은 고민을 했었어요. 대기업 30년 경력도 프리랜서 세계에선 통하지 않더라구요. 그래서 오늘 제 6년간의 실제 경험을 좀 솔직하게 풀어놓으려고 합니다.

프리랜서라면 반드시 알아야 할 두 가지 업무 관리 툴, 뭐가 있을까요?

자, 먼저 상황을 설정해볼게요. 2018년 대기업을 나와서 처음 프리랜서 일을 시작했을 때, 저는 엑셀과 종이 노트로 일정을 관리했어요. 미안하지만 정말 답답했습니다. 30년 동안 쓰던 대기업의 정교한 시스템이 그리워질 정도였으니까요. 그래서 찾아낸 게 두 가지 툴인데, 하나는 ‘아사나(Asana)’고 다른 하나는 ‘노션(Notion)’이에요. 둘 다 지난 6년간 써봤고, 지금도 두 가지를 섞어 쓰고 있거든요.

근데 이게 아니더라구요. 뭐가 ‘더 좋은 툴’이라고 생각했는데, 알고 보니 “어떤 일을 하느냐”에 따라 완전히 달라진다는 걸 깨달았어요. 마치 대기업에선 마케팅과 전략기획이 다른 도구를 써야 하는 것처럼요. 그 차이를 자세히 설명해드릴 테니까, 끝까지 읽어주시겠어요?

1. 프리랜서 6년차가 두 툴을 모두 써보고 내린 냉정한 결론이 뭘까요?

솔직하게 말씀드리면, 2018년부터 2024년 지금까지 저는 아사나와 노션을 동시에 사용하고 있습니다. 3가지 이유가 있어요.

첫째, 아사나는 “팀 협업”에 특화돼 있어요. 쉽게 말하면, 여러 명이 함께 프로젝트를 진행할 때 누가 뭘 했는지 실시간으로 볼 수 있게 해주는 거죠. 2020년에 제가 마케팅 컨설턴트로 3명의 팀을 꾸렸을 때, 아사나가 정말 도움이 됐어요. 매일 오전 9시마다 각자의 진행 상황이 한눈에 들어왔거든요. 일정 관리, 체크리스트, 마감 기한 추적 이런 걸 하기에 정말 좋습니다.

둘째, 노션은 “개인의 모든 정보를 한곳에 모으기”에 특화돼 있어요. 저는 노션을 일종의 “나만의 백과사전”처럼 쓰고 있어요. 클라이언트 정보, 프로젝트별 자료, 영감 아이디어, 심지어 블로깅 아이디어까지 다 노션에 모아놨어요. 2023년부터는 노션에 저의 모든 마케팅 전략과 콘텐츠 아이디어를 데이터베이스 형식으로 정리해두고 있는데, 이게 진짜 보물창고가 됐어요.

셋째, 가격이 다릅니다. 아사나는 팀이 커질수록 비용이 늘어나요. 저 같은 경우 2023년에 팀원 5명을 관리할 때는 월 85달러(약 10만원대 후반)를 냈어요. 근데 노션은 최근까지도 개인 사용자는 무료에요. 프리미엄 플랜은 월 10달러(약 1만3천원)인데, 웬만해선 무료 버전으로도 충분해요.

💬 결론: 팀 협업이 필요하면 아사나, 개인 정보 정리와 아이디어 저장이 필요하면 노션. 더 좋은 답은 없고, 상황에 맞는 선택만 있다.

2. 프리랜서가 아사나를 선택해야 하는 자격조건은?

• 팀원이 2명 이상 있거나 예정 중인 프리랜서 — 2020년에 제 팀이 3명으로 늘었을 때, 아사나 없이는 정말 힘들었을 거라고 느껴요.
• 클라이언트에게 진행 상황 공유가 빈번한 경우 — 저는 마케팅 컨설팅할 때 클라이언트 아사나 워크스페이스에 초대해서 함께 봤어요. 신뢰도가 확 올라갔거든요.
• 마감 기한과 의존 관계가 복잡한 대형 프로젝트 진행자 — 2021년에 브랜딩 프로젝트 3개를 동시에 진행했을 때, A의 완성이 B의 시작 조건이 되는 경우가 있었어요. 아사나의 ‘의존성’ 기능이 정말 유용했습니다.
• 월 100만원 이상의 정기 프로젝트 수익이 있는 경우 — 월 10만원대의 비용이 정당화되려면, 그 정도의 매출이 있어야 ROI가 맞아요.

3. 프리랜서가 노션을 선택해야 하는 자격조건은?

• 솔로 프리랜서로 개인 일만 하는 경우 — 저도 초기 2년간은 혼자였어요. 이때 노션의 ‘데이터베이스’ 기능으로 모든 클라이언트 정보를 정리했는데, 정말 편했습니다.
• 다양한 소스의 정보를 한곳에 모으는 게 중요한 직종 — 예를 들어 블로거, 콘텐츠 크리에이터, 리서처라면 노션은 필수예요. 저도 블로거로 활동하면서 노션에 매일 10개 이상의 리서치 자료를 저장해요.
• 시각적으로 정보를 정렬하고 싶은 분 — 노션은 커스터마이징이 아사나보다 훨씬 쉬워요. 2023년에 제 노션 ‘클라이언트 DB’를 꾸미는 데만 3주가 걸렸는데, 지금 정말 예뻐요.
• 예산이 매우 제한적인 경우 — 무료 버전도 충분하거든요. 저 같아도 2023년까지는 노션 무료 플랜만 써도 됐어요.

💬 핵심 포인트: 아사나는 “작업 분배와 진행 추적”의 도구, 노션은 “지식 저장과 정리”의 도구.

4. 아사나 신청 방법 단계별 안내

1. 1단계: Asana 공식 웹사이트 방문 (www.asana.com) — 우측 상단의 ‘시작하기’ 버튼을 클릭하세요. 이메일 또는 구글 계정으로 가입할 수 있어요. 저는 회사 이메일(business email)로 가입하는 걸 추천합니다.
2. 2단계: 무료 플랜 선택 후 팀 초대 — 아사나는 처음 30일 동안 프리미엄 기능을 모두 쓸 수 있어요. 이 기간에 팀원 2~3명을 초대해서 써보세요. 초대는 상단 메뉴의 ‘팀원 추가’ → 이메일 입력 → 초대 완료 방식이에요. 저는 처음에 팀원 5명에게 한 번에 초대 링크를 보냈거든요.
3. 3단계: 프로젝트 템플릿 선택해서 첫 프로젝트 만들기 — ‘프로젝트 생성’ → ‘템플릿 보기’ 클릭하면 마케팅, 개발, 영업 등 다양한 템플릿이 나와요. 저는 마케팅 캠페인 템플릿을 선택해서 2020년 첫 프로젝트를 만들었어요.
4. 4단계: 결제 정보 입력 (필수 아님) — 30일 무료 기간이 지나기 전에 유료 플랜(월 $10.99~$24.99)을 결정해야 해요. 팀 크기에 따라 결정하시면 됩니다.

5. 노션 신청 방법 단계별 안내

1. 1단계: Notion 공식 웹사이트 방문 (www.notion.so) — 우측 상단의 ‘가입하기’ 클릭. 이메일, 구글, 깃허브 계정 중 선택해서 가입하세요. 저는 구글 계정으로 5초 만에 가입했어요.
2. 2단계: 템플릿 갤러리 탐색 — 로그인 후 왼쪽 사이드바에서 ‘템플릿 갤러리’ 클릭. “프리랜서”, “프로젝트 관리”, “클라이언트 관리” 등 수백 개의 무료 템플릿이 있어요. 저는 2019년에 “콘텐츠 일정 관리” 템플릿을 선택해서 지금도 그걸 개조해서 쓰고 있습니다.
3. 3단계: 개인 워크스페이스 구성 — ‘+ 새 페이지’ 클릭해서 본인만의 공간을 만들어보세요. 저는 “클라이언트 정보”, “프로젝트 진행 중”, “콘텐츠 아이디어”, “블로그 아이디어” 이렇게 4개의 메인 섹션을 만들었어요.
4. 4단계: 데이터베이스 구성 (선택사항) — 노션의 가장 강력한 기능이에요. 상단 메뉴에서 ‘데이터베이스’ → ‘테이블’을 선택하면, 엑셀처럼 정보를 정렬할 수 있어요. 저는 여기에 클라이언트 이름, 연락처, 진행 프로젝트, 마지막 연락 날짜 등을 입력해둬요.